엑셀 가계부에서 앱으로 옮기는 순서

엑셀 가계부를 옮기고 싶어지는 때

엑셀 가계부는 자유롭다는 장점이 있습니다. 원하는 열을 만들고, 원하는 수식을 걸고, 원하는 모양으로 꾸밀 수 있습니다. 그런데 몇 년 쓰다 보면 불편함도 쌓입니다. 시트가 달마다 늘어나 연간 합계를 내기 번거롭고, 통장 잔액과 가계부가 언제부터인가 맞지 않고, 휴대폰에서 바로 적기 어렵고, 함께 쓰는 사람과 파일을 주고받다 보면 어느 쪽이 최신인지 헷갈립니다.

이럴 때 복식부기 방식의 가계부 앱으로 옮기면 잔액이 거래에서 자동으로 계산되고, 이체와 지출이 섞이지 않습니다. 다만 옮기는 과정에서 지난 기록을 어디까지 가져올지, 시작 잔액을 어떻게 잡을지 정하지 않으면 옮긴 뒤에도 숫자가 맞지 않습니다. 이 글은 그 순서를 정리한 것입니다.

먼저 기준일을 정한다

옮기기에서 가장 중요한 결정은 「언제부터 새 가계부로 쓸지」, 즉 기준일입니다. 기준일 전의 기록은 엑셀에 남겨 두고, 기준일의 잔액만 새 가계부의 시작 잔액으로 넣은 뒤, 기준일부터의 거래를 새 가계부에 적는 방식이 가장 단순합니다.

• 월초나 연초를 고른다: 1일에 시작하면 그 달 · 그해 합계가 새 가계부 하나에서 온전히 나옵니다. 연 단위로 장부를 나누는 가계부라면 1월 1일이 가장 깔끔합니다.
• 잔액을 확인할 수 있는 날을 고른다: 기준일의 통장 잔액은 은행 앱에서, 카드 결제 예정액은 카드사 앱에서 확인할 수 있어야 합니다.
• 지난 기록을 모두 옮기려 하지 않는다: 몇 년치 엑셀을 전부 옮기면 분류 이름이 맞지 않고 잔액이 어긋난 구간이 섞여 오히려 정리가 어렵습니다. 비교에 필요하다면 올해 치만 옮기는 정도로 충분합니다.

시작 잔액은 자산과 부채로 나눠 적는다

기준일의 잔액은 통장, 현금, 카드 미결제액처럼 각각 따로 적습니다. 엑셀에서 「남은 돈」 한 칸으로 관리했더라도 새 가계부에서는 어디에 얼마가 있는지 나눠 둬야 그 뒤 거래가 맞게 쌓입니다. 아래는 계산 방법을 보여 주기 위한 가상의 예이며 평균이나 권장 수준이 아닙니다.

이 경우 기준일의 순자산은 1,850,000원 + 120,000원 − 430,000원 = 1,540,000원입니다. 카드 미결제액을 빼먹으면 순자산이 430,000원만큼 많아 보이고, 다음 달 카드값이 빠져나갈 때 갚을 빚이 장부에 없어 잔액이 맞지 않게 됩니다. 기준일 전에 쓴 카드값은 지출로 다시 적지 않고, 미결제액이라는 부채로만 넣는다는 점이 핵심입니다.

엑셀의 열을 정리한다

기준일 뒤의 거래를 엑셀에서 옮겨 온다면, 먼저 열을 단순하게 정리합니다. 대부분의 가져오기 기능은 한 줄을 거래 하나로 읽기 때문에, 합계 줄 · 빈 줄 · 꾸밈용 제목 줄이 섞여 있으면 잘못 읽힙니다.

1. 한 줄에 거래 하나: 여러 품목을 한 칸에 묶었거나, 한 거래를 두 줄로 나눠 적었다면 한 줄 한 거래로 고칩니다.
2. 날짜 · 내용 · 나간 돈 · 들어온 돈: 이 네 열이 있으면 충분합니다. 나간 돈과 들어온 돈을 한 열에 부호로 적었다면 두 열로 나누면 읽기 쉽습니다.
3. 통장 · 카드별로 파일을 나눈다: 한 파일에 여러 통장이 섞여 있으면 어느 계좌의 거래인지 따로 표시해야 합니다. 통장마다 나눠 두면 가져올 때 계좌를 하나만 고르면 됩니다.
4. 이체 줄을 표시해 둔다: 내 통장끼리 옮긴 돈, 카드값 결제, 적금 납입은 지출이 아니라 이체입니다. 옮긴 뒤 지출로 잘못 분류되지 않게 미리 표시해 두면 확인이 빠릅니다.

엑셀에서 따로 관리하던 것들

엑셀 가계부에는 지출 기록 말고도 여러 표가 함께 있는 경우가 많습니다. 적금 납입 현황, 대출 상환표, 투자 평가액, 빌려준 돈 메모 같은 것들입니다. 이런 표는 옮길 때 따로 생각해야 합니다.

• 적금 · 예금: 기준일까지 넣은 금액을 하나의 자산 잔액으로 적고, 그 뒤 매달 넣는 돈은 통장에서 적금으로 옮기는 이체로 적습니다. 지출로 적으면 저축한 돈이 쓴 돈처럼 보입니다.
• 대출: 기준일의 남은 원금을 부채로 적습니다. 그 뒤 갚는 돈 가운데 원금은 부채를 줄이는 것이고, 이자만 지출입니다.
• 투자: 기준일의 평가액이나 넣은 원금 가운데 하나를 정해 자산으로 적고, 어느 쪽을 썼는지 메모해 둡니다. 나중에 평가액을 고칠 때 기준이 흔들리지 않습니다.
• 빌려준 돈 · 빌린 돈: 사람별로 남은 금액을 받을 돈과 갚을 돈으로 나눠 적습니다. 엑셀 메모에만 있던 금액이 장부에 들어오면 순자산에도 함께 반영됩니다.

이 표들을 모두 한꺼번에 옮길 필요는 없습니다. 통장과 카드부터 옮겨 매일 기록이 돌아가게 한 뒤, 나머지는 하나씩 시작 잔액으로 더해도 됩니다. 다만 나중에 더하는 잔액도 기준일의 금액이어야 합니다. 옮기는 날의 금액을 넣으면 기준일부터 그날까지 늘어난 이자나 납입액이 두 번 들어가거나 빠질 수 있으니, 엑셀에서 기준일 무렵의 값을 찾아 넣습니다. 찾기 어렵다면 그 계정만 옮기는 날을 새 기준일로 삼아도 됩니다.

옮긴 뒤 확인할 것

옮기기를 마치면 두 가지를 확인합니다. 첫째, 기준일 이후 통장 잔액이 은행 앱의 오늘 잔액과 같은지 봅니다. 다르면 빠졌거나 두 번 들어간 거래가 있다는 뜻입니다. 둘째, 한 달 지출 합계가 엑셀에서 계산하던 값과 크게 다르지 않은지 봅니다. 크게 다르다면 대개 카드값 결제나 내 통장끼리의 이체가 지출로 들어간 경우입니다.

엑셀 파일은 옮긴 뒤에도 지우지 말고 보관해 두세요. 기준일 전의 기록은 여전히 그 파일에 있고, 나중에 몇 년 전과 비교하고 싶을 때 다시 꺼내 볼 수 있습니다. 옮긴 첫 달은 엑셀과 새 가계부를 함께 써 보는 것도 방법입니다. 같은 거래를 양쪽에 적고 월말에 두 합계를 맞춰 보면, 새 가계부에 익숙해지는 동안 빠뜨린 것이 없는지 확인할 수 있습니다. 두 합계가 맞는 것을 한 번 확인했다면 그다음 달부터는 새 가계부 하나만 쓰면 됩니다. 두 곳에 계속 적으면 결국 한쪽이 밀리기 쉽기 때문입니다.

가계부장에서는

가계부장은 계좌나 카드를 하나 고른 뒤 CSV나 엑셀(.xlsx) 파일을 올려 거래로 등록할 수 있습니다. 날짜 · 내용 · 출금 · 입금 같은 머리행을 찾아 열을 맞추고, 찾지 못하면 어느 열이 무엇인지 직접 고릅니다. 분류는 파일에서 읽지 않고 올린 뒤 줄마다 확인하며, 같은 파일을 다시 올려도 이미 가져온 줄은 겹치지 않게 표시됩니다. 지금 열어 둔 연도의 거래만 들어가므로 기준일은 그 연도 안에서 고르면 됩니다. 계좌와 현금은 「지금 잔액」을 적어 시작 잔액을 맞출 수 있습니다. 로그인 없이 받을 수 있는 양식과 자세한 순서는 엑셀 가계부 옮기기에 있고, 이체를 지출과 나누는 이유는 이체는 지출이 아니다에서 볼 수 있습니다.